Yabancı Şirketlerin Türkiye’de İrtibat Bürosu Açması

Türkiye yabancı yatırımcılara oldukça önem veren bir ülkedir. Bu kapsamda yabancı yatırımcıları korumak ve ülkemizde yatırım yapmaya teşvik etmek amacıyla birçok düzenleme yapılmış, yabancı yatırımcılara pek çok imkan sağlanmıştır. Bunlardan birisi de irtibat bürosu açmalarına izin verilmesidir.

Türk ekonomisi hızla büyüyen, stratejik konumu, elverişli nüfusu, nitelikli ve uygun maliyetli iş gücü, yabancı yatırımcılara sunulan devlet teşvikleri gibi çeşitli sebeplerle yabancı yatırımcılar tarafından tercih edilen ülkelerin başında gelmektedir. Yabancı yatırımcıların Türkiye’de şirket kurması veya şube açması, 4857 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu’na göre; uluslararası anlaşmalar ve özel kanun hükümleri tarafından aksi öngörülmedikçe serbesttir ve yabancı yatırımcılar, yerli yatırımcılar- la eşit muameleye tabidir. Ayrıca yabancı şirketlerin Türkiye’ de ticari faaliyette bulunmadan kendi sektörleri ile ilgili gerekli araştırmaları yapabilmeleri için irtibat bürosu kurmalarına da imkan tanınmıştır.

İrtibat Bürosu Nedir?

İrtibat bürosu, Türkiye’de temsil ve ağırlama, Türkiye’deki tedarikçilerin kalite ve standart açısından kontrolü, denetimi ve tedarikçi temini, teknik destek, haberleşme ve bilgi aktarımı, bölgesel yönetim merkezi gibi faaliyetlerini yürüten, ana şirkete bağlı temsilcilikler olarak tanımlamak mümkündür.

Türk hukukuna göre, yabancı şirketler, kendi sektörlerine ilişkin gerekli araştırmaları yapabilmek, iç pazardaki potansiyeli keşfetmek ve kendilerine yeni ticari imkanlar sağlamak amacıyla Türkiye’ de irtibat büroları kurabilmektedir.

İrtibat Bürosunun Kuruluşu

Yabancı şirketlerin Türkiye’de irtibat bürosu kurabilmeleri için Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği’nde bazı şartlar öngörülmüştür. Bu şartlar şu şekildedir:

• İrtibat bürosu açacak şirket, yabancı ülkede, o yabancı ülkenin kanunlarına göre kurulmuş olmalıdır.
• İrtibat bürosu açacak yabancı şirket, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’ndan izin almış olmalıdır. Belirli konularda faaliyet izni olmadan irtibat bürosu kurulması mümkün değildir. İzin kapsamı dışında faaliyet gösterildiği takdirde yaptırım uygulanmaktadır.
• Bununla birlikte, Bakanlık, yeni kurulan şirketlerin Türkiye’de irtibat bürosu açma taleplerini, şirketin faaliyet konusu, sermayesi ve istihdam edilen personel sayısı gibi unsurlar çerçevesinde değerlendirerek faaliyet izninin verilmesi için şirketin kuruluşundan itibaren en az bir yıllık sürenin geçmesi koşulunu öngörebilir. Ancak bu şart tüm şirketler için geçerli olmayıp Bakanlıkça gerekli görüldüğü durumlarda istenebilmektedir.
• Kuruluş ve süre uzatımına ilişkin yapılacak başvuru esnasında, istenilen bilgi ve belgelerin tam ve eksiksiz olmalıdır.

İstenilen bilgi ve belgelerin tam ve eksiksiz olmak kaydıyla, başvuru tarihinden itibaren on beş iş günü içinde sonuçlandırılır. Bununla birlikte, yabancı şirketlerin, para ve sermaye piyasaları, sigortacılık gibi özel mevzuatı bulunan finansal alanlarda faaliyette bulunmak amacıyla irtibat bürosu açma talepleri, ilgili özel mevzuatı çerçevesinde yetkili kılınan kurum veya kuruluşlarca değerlendirilir.

Bakanlık, gerekli görmesi durumunda, faaliyet göstermek için izin, lisans veya benzeri yetkiler alınması gereken diğer sektörlerde yabancı şirketlerin irtibat bürosu açma taleplerini, söz konusu izin veya lisansı veren kurum ya da kuruluşların görüşlerini alarak sonuçlandırabilir.

Yabancı Şirketlerin İrtibat Bürosu Açabilmesi İçin Gerekli Evraklar

Türkiye’de irtibat bürosu kurmak için şu belgelerle Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’na müracaat edilir:

• İrtibat bürosu kuruluş başvuru formu,
• İrtibat bürosu tarafından yürütülecek işlerin kapsamını ve büronun ticari faaliyet yürütmeyeceğine ilişkin taahhüdü içeren beyanname ve beyannameyi imzalayan yabancı şirket yetkilisinin imza yetkisini gösterir belge,
• Yabancı şirkete ait ve ilgili Türk Konsolosluğunca veya Lahey Devletler Özel Hukuku Konferansı çerçevesinde hazırlanan Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre tasdik edilmiş Faaliyet Belgesi,
• Yabancı şirket hakkında hazırlanmış Faaliyet Raporu veya bilanço ve gelir tablosu,
• İrtibat bürosunun faaliyetlerini yürütmekle görevli olarak atanan kişiye/kişilere verilecek yetki belgesi,
• İrtibat bürosunun kuruluş işlemlerinin başka bir kimse aracılığı ile yürütülmesi durumunda vekâletname.

Başvuru belgelerinin ve irtibat bürosunun faaliyet süresi boyunca Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne sunulan belgelerin aslının ibraz edilmesi halinde, belgenin bir örneği Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü tarafından onaylanmak şartıyla aslı başvuru sahibine iade edilir.

İrtibat Bürosu Faaliyet Süresi

İrtibat bürolarına ilk başvurularda, beyan edilen kapsamında verilecek azami izin süresi 3 yıldır.  Ancak, faaliyet sürelerini uzatmak isteyen büroların, faaliyet süresinin sona ermesinden önce Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne müracaat etmesi gerekir.

Genel Müdürlük, kendisine gelen süre uzatma taleplerini; irtibat bürosunun geçmiş yıl faaliyetlerini, bağlı olduğu şirketin Türkiye’de geleceğe yönelik iş planı ve hedefleri, hali hazırdaki ve öngörülen harcama tutarı ve çalıştırdığı personel sayısı vs. durumlarını gözeterek değerlendirir. Ancak, pazar araştırması veya yabancı şirketin ürünlerinin ya da hizmetlerinin tanıtımını yapmak üzere izin alan irtibat bürolarının faaliyet süreleri uzatılmaz.

İrtibat Büroları Faaliyet Alanı

Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu’na göre irtibat bürosu ticari faaliyette bulunamaz, bir diğer ifadeyle kazanç sağlayacak herhangi bir faaliyetle iştigal edemezler. İrtibat bürosunun faaliyette bulunabilecekleri işler sınırlı sayıda belirtilmiştir. Bu faaliyet alanları, faaliyetlerin özellikleri ve uzatma süreleri şu şekildedir:

İrtibat büroları, her yıl en geç Mayıs ayı sonuna kadar, büronun geçmiş yıl faaliyetleri hakkında, İrtibat Bürolarının Faaliyetlerine İlişkin Bilgi Formu’ nu ve ekli belgelerini Bakanlığa gönderirler. Bu formu ve ekli belgelerini göndermeyen irtibat bürolarının, süre uzatma talepleri değerlendirmeye alınmaz. Faaliyet izinleri de resen iptal edilebilir.

İrtibat bürolarının faaliyetlerini, mevzuata ve izinlerinde belirtilen faaliyet konusuna uygun şekilde yürütüp yürütmedikleri, resen veya ilgili kurum ve kuruluşların yazılı bildirimleri üzerine Bakanlık tarafından denetlenebilir. Yapılan denetim sonucunda, verilen iznin kapsamı dışında faaliyet gösterdikleri tespit edilen bürolara, fiilen yürütülen faaliyet için izin başvurusu yapmalarını teminen otuz gün süre verilir.

İrtibat Bürosuna Getirilen Kısıtlamalar

Yabancı yatırımcılar, geçerlilik süresi boyunca yani ilk dönem için en fazla 3 yıl, sonraki uzatmalarda ise 5 ila 10 yıl süreyle yukarıdaki tabloda belirtilen konularda faaliyette bulunulduğu sürece bu ofisten herhangi bir kazanç elde edemezler.

Şubeden farklı olarak irtibat bürosunun kendine ait, yani tahsis olunmuş ayrı bir malvarlığı olmadığından, tüm organizasyon ve faaliyetleri ile gider ve masrafları yatırımcının yurtdışındaki ana şirketi tarafından finanse edilir. Ana şirket, temsilcilik için gerekli olan tüm ödemeleri kendisi sağlar. Türkiye’de daha geniş bir işletme yelpazesine sahip olmak ve çeşitli ticari faaliyetlerde bulunmak isteyen şirketler bir şube veya iştirak açabilirler. Türkiye’de irtibat ofislerinin personel istihdam etmesine izin verilir. Bu durumda, ek izinler gerekecek ve irtibat bürosu sosyal güvenlikten sorumlu olacaktır.

İrtibat Bürolarının Giderlerinin Karşılanması

Yabancı şirketlerce açılan irtibat büroları, Türkiye’de bulunan mukim kişi, kurum ve kuruluşlara ödemeler yapmaktadır. Bunlar, başta büroda çalışan personele yapılan ücret ve SGK prim ödemeleri olmak üzere, büronun kira ödemesi, defter tutulması halinde defterleri tutan meslek erbabına yapılan ödemeler, yurtdışında düzenlenen ve yabancı dilde olan evrakların Türkçeye tercümesi için yapılan tercüme ödemeleri, büro temizliği için bazı zamanlarda getirilen kişilere yapılan ödemeler gibi ödemelerden oluşabilmektedir.

Bu bakımdan, yabancı şirketler tarafından açılan irtibat bürolarının gelir getiren faaliyetlerde bulunmaları mümkün olmadığı için Türkiye’de açılacak irtibat bürolarının her türlü büro giderleri irtibat bürosu ödemeleri yurt dışından getirilecek döviz üzerinden ve bağlı olduğu şirket kazançları ile karşılanır.

İrtibat Bürosunun Temsil Yetkisi ve Sorumluluğu

İrtibat bürosunun faaliyetlerini yürütmek üzere kişi veya kişiler görev almakta veya istihdam edilmektedir. İrtibat bürosunun faaliyetlerini yürütmekle görevli olarak atanan kişilerle yabancı şirket arasında kurulan hukuki ilişki vekâlet sözleşmesine dayanabileceği gibi iş sözleşmesine de dayanabilir.

Bununla birlikte Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu kapsamında tanımlanan yabancı yatırımcılar, iş hukuku anlamında işveren olarak nitelendirilmektedir. Burada kişileri istihdam eden irtibat bürosu değil, yurt dışındaki şirkettir. İrtibat bürosu işveren olarak kabul edilmez.

İrtibat Bürolarının Adres, Yetkili Kişi Değişikliği – Yabancı Şirketin Unvan Değişikliği

Yurtdışı menşeili yabancı şirketlerin Türkiye’de kurdukları irtibat bürolarının adresi veya yetkili kişisi zaman içerisinde değişebilir. Bununla birlikte irtibat bürosunun bağlı olduğu yabancı şirketin unvanı da değişmiş olabilir. Bu tür durumlarda;

• Adres değişmişse yeni adresi bildiren kira sözleşmesi örneği,

• Büroya yeni kişi atanmışsa bu kişiye ilişkin yetki belgesi,
• Yabancı şirketin unvanı değişmişse bu değişikliğe ilişkin bilgi ve belgeler

Söz konusu değişikliği takip eden 1 aylık süre içerisinde Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğüne bildirilmek zorundadır.

İrtibat Bürolarının Sona Ermesi

Yabancı şirketlerin tarafından Türkiye’de açılan irtibat büroları iki şekilde sona ermektedir. Bunlar şu şekildedir:

• İlk olarak yabancı şirket kendi iradesi ile irtibat bürosunu kapatabilir.
• İkinci olarak ise, Bakanlık tarafından kendisine verilen faaliyet izninin dışına çıkarak yasak işleri yapan irtibat büroları idari merciler tarafından faaliyet izni yasaklanmak suretiyle sona erdirilebilir.

Doğrudan Yabancı Yatırımcılar Kanunu Uygulama Yönetmeliği 8/e maddesinde irtibat bürolarının sona ermesine ilişkin düzenleme yapılmıştır. Bahsi geçen yönetmelik maddesi gereğince İrtibat bürolarının faaliyetlerini sona erdirmesi durumunda kapatma işlemi için, ilgili vergi dairesinden iş bırakma-yoklama fişi alınmalı ve bu fiş Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğe gönderilmelidir. İrtibat büroları, kapanış ve tasfiye sonucunda oluşan bakiye haricinde, transfer talebinde bulunamazlar.