Apostil ve E-Apostil Nedir? Nasıl Yaptırılır?

Apostil, bir belgenin gerçekliğinin tasdik edilerek Lahey Konferansı’na üye veya taraf devletler arasında yasal olarak kullanılmasını sağlayan bir belge onay sistemidir. Apostil’in kuralları 6 Ekim 1961 tarihli Lahey Konvansiyonuyla tespit edilmiştir. Apostil kuralları yalnızca Lahey Konferansı’na üye veya taraf devletler arasında geçerlidir.  Şerhin amacı, şerhe sahip olan belgenin konferansa üye devletlerce resmi belge olarak kabul edilebilmesidir. Apostil hem ulusal hem de uluslararası alanda önemli bir yere sahiptir. Resmi belgelere konulması gereken bu apostil şerhinde bulunması gereken bazı zorunlu unsurlar yer almaktadır. Bu unsurlar;

• Belgenin düzenlendiği ülke
• Belgeyi düzenleyenin kim olduğu
• Belgeye imza atan kişinin resmi sıfatı
• Belgede yer alan mührün hangi makam tarafından basıldığı
• Apostil şerhinin tarihi
• İşlemleri gerçekleştiren makama ait kaşe veya mühür
• Apostil şerhini düzenleyen yetkilinin imzası
• Şerh numara, tarih ve basıldığı yer

Bununla beraber yurt dışından alınan belgelerin de, belgeye ilgili ülke tarafından apostil şerhi konulması şartı ile Türkiye’de de geçerli olmasına olanak sağlanır. 6 Ekim 1961 tarihinde “Lahey Konvansiyonu” ile apostil şerhinin temel kuralları ve koşulları belirtilmiştir. Apostil, resmi belgeler için alınır ve bu belgelerin yurt dışında geçerli hale gelmesine olanak sağlar. Başka bir ülkede alınan mahkeme kararı bu karara şerh aldıktan sonra bu karar direkt olarak Türkiye’de geçerli hale gelmemektedir. Mahkeme kararının kabul edilebilmesi için tanıma ve tenfiz prosedürünün tamamlanması gerekmektedir. Tanıma ve tenfiz prosedürünün takip edilebilmesi için ise mahkeme kararında söz konusu apostil şerhinin konulması gerekmektedir. Apostil şerhi nedir nasıl yapılır, apostil nasıl yapılır ve nereden alınır, apostil şerhi uygulaması, apostil tasdik şerhi hakkında bu yazımızda bilgi verilecektir.

Apostil Nedir?

Apostil, bir belgenin gerçekliğinin tasdik edilerek başka bir ülkede yasal olarak resmi olarak kullanılmasını sağlayan bir belge onay sistemidir. Apostil’in kuralları 6 Ekim 1961 tarihli Lahey Konvansiyonuyla tespit edilmiştir. Apostil kuralları yalnızca Lahey Konferansı’na üye veya taraf devletler arasında geçerlidir. Apostil, menşe ülkenin belirlediği yetkili merciler tarafından resmî belgedeki imzanın doğruluğunu, belgeyi imzalayan kişinin hangi sıfatla imzaladığını veya gerekirse üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunu teyit eder (1961 La Haye Sözleşmesi m.3/1). Dolayısıyla belge üzerindeki imzanın doğruluğu, belgeyi imzalayan kişinin sıfatı ve gerektiğinde söz konusu belge üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi, onay şerhinin belgenin verildiği devletin yetkili mercii tarafından bu belgeye konulan tek bir işlem olan apostil’dir. Yabancı ülkede düzenlenen ve Apostil şerhi bulunan bir belge, Türk Hukuku’ndakine eşit düzeyde ispat gücüne sahiptir. Apostil şerhi bu anlamda bulunduğu resmî belgenin içeriğinin doğruluğu ve güvenilirliğine ilişkin olmayıp ilgili kaynağına ilişkindir. Resmî belgenin dayandığı işlemin maddi ya da şekli geçerliliğini teyit etmediğinden, resmî belgede düzenlenen işlemin şeklen geçersizliği gündeme geldiğinde MÖHUK m.7 hükmü uygulama alanı bulacaktır.

Yabancı devlet mercileri tarafından düzenlenen resmi belgelerin, Türkiye’de de resmi belge niteliğini haiz olabilmesi için belgenin verildiği devletin yetkili mercii ya da ilgili Türk konsolosu tarafından onaylanması zorunluluğu HMK m.224 hükmünde düzenlenmiştir. Yabancı devletlerde noterlik işlemleri konsoloslar tarafından yürütüldüğünden (1512 Sayılı Noterlik Kanunu m.191), yabancı devletlerde usulüne göre yapılan noterlik işlemlerinin altındaki söz konusu yabancı devletin yetkili merciinin imza ve mührü de Türk konsolosu tarafından tasdik edilir (Noterlik Kanunu m.195). Yabancı devlet mercileri tarafından düzenlenen resmi belgelerin, belgenin verildiği devletin yetkili mercii ya da ilgili Türk konsolosu tarafından onaylanması zorunluluğunda, söz konusu yabancı resmî belgenin Türk konsolosu yerine Türk Büyükelçiliği tarafından tasdik edilmesi durumunda Yargıtay söz konusu belgenin Türkiye’de resmi belge niteliğini haiz olmayacağına karar vermiştir. Bu anlamda Yargıtay yabancı resmi belgenin ancak Türk konsolosu tarafından tasdik edilmesi durumunda Türkiye’de resmi belge niteliği kazanacağına hükmetmektedir.

Tasdik edilen yabancı resmî belgelerin Türk mahkemelerinde ya da idarî makamlarında delil olarak kullanılabilmesi için ise Türkçe tercümesinin de sunulması gerekir (HMK m.223/1). Mahkemenin kendiliğinden veya diğer tarafın talebi üzerine, belgenin resmî tercümesini de istemesi durumunda (HMK m.223/2), belgenin Türkiye’de veya yurt dışında Türkçeye çevirisinin yapılarak, Türkiye’de tercümanın bağlı bulunduğu noter tarafından, yurt dışında ise tercümanın imza örneğinin bulunduğu konsolosluk tarafından onaylanması gerekir. Söz konusu tasdik işlemi ile yabancı resmi bir belge, Türkiye’de düzenlenen resmî bir belgeyle eşit düzeyde ispat gücü kazanmaktadır.

Apostil İşlemi Nasıl Yapılır?

Lahey Konferans’ına üye olan ülkeler evrak tasdik işlemlerinin hızlandırılması amacıyla Apostil uygulamasını bilişim sistemlerine entegre etme sürecina başlamış bulunmaktadır. Bu program ülkelere kendileri hazırlayacakları bilişim sistemlerini kabul etmelerine izin vermektedir. Her ülke belgelerin PDF formatında olması kaydıyla apostil sistemini online olarak gerçekleştirebilmektedir. E-Apostillerin geçerli olabilmesi için dijital sertifikalı elektronik imza ile imzalanması yeterlidir. E-Apostil uygulaması için sözleşmeye taraf devletlerce resmi bir bir anlaşma imzalanmasına gerek yoktur. Apostil şerhi, her ülkenin kendi sınırlarında ve kendi yetkili birimleri tarafından düzenlenir. Apostil işlemlerinin adımlarını şu şekilde özetleyebiliriz:

• Belgenin aslı ve 1 adet fotokopisi, yetkili birime sunulur.
• Sunulan belgenin gerçekliği ve geçerliliği yetkili makam tarafından incelenir.
• Eğer incelemeler olumlu sonuçlanırsa, belgeye apostil şerhi koyulur.

Ülkemizde de 2019 yılından itibaren E-Apostil uygulamasına geçilmiş bulunmaktadır. Apostil şerhine ihtiyaç duyulması halinde https://www.eapostil.gov.tr/ adresinden başvuru yapılması durumunda istenilen belge şerhli olarak elde edilebilmektedir. Bahsi geçen sistem aynı zamanda şerh alınan belgelerin çevrimiçi olarak da kontrol edilmesine olanak sağlamaktadır. Sistem şimdilik adli sicil kaydı, mahkeme kararı ve nüfus kayıt örneği belgelerinin şerhli olarak teminine izin vermektedir. Diğer belgeler üzerinde çalışmalar devam etmektedir.

Tanıma ve tenfiz yaparken şu belgelere ihtiyaç vardır:

1. Yurt dışında görülen mahkemeye ilişkin mahkemede verilen kesin kararın aslı,
2. Bu mahkeme kararı için verilen apostil şerhi,
3. Ölçülere uygun düzenlenen şerhin çevirisi
4. Şerhin ve mahkeme kararının yeminli mütercim tercüman tarafından çevrilip daha sonra noterlikçe verilmiş onay.

Diğer ülke vatandaşlarından bazen şerh tasdikli adli sicil ve sabıka kaydı istenmektedir. İzin, oturum ve benzeri işlemler için başvuruda bulunan diğer ülke vatandaşlarının kendi ülkelerinde suç olan eylemleri gerçekleştirip gerçekleştirmediklerinin tespiti bu sayede yapılmaktadır.

Apostil Şerhinde Bulunması Gereken Unsurlar

Apostil şerhi bahsedildiği üzere hem uluslararası hukukta hem de ulusal hukukta önemli bir yere sahiptir. Resmi belgelere  konulan şerhte zorunlu olarak yer alması gereken bazı hususlar bulunmaktadır. Bahsi geçen unsurların şerhte bulunmaması durumunda şerhin geçerliliği konusunda sorunlar yaşanabilmektedir. Bu zorunlu unsurlar şu şekildedir:

1. Belgenin düzenlendiği ülke,
2. Belgeyi imzalayan merci ya da kişi,
3. Belgeyi imzalayan kişinin resmi sıfatı,
4. Belgede bulunan mührün hangi makam tarafından basıldığı,
5. Şerhin tarihi
6. İşlemleri gerçekleştiren makama ait mühür ya da kaşe,
7. Şerhin düzenleyen yetkilinin imzası.
8. Şerh numarası
9. Şerhin verildiği yer
10. Tasdik edildiği yer

e-Devlet Üzerinden Apostil Nasıl Alınır?

e-Apostil almak için şu adımlar izlenmelidir:

• e-Devlet sistemine giriş yapın.
• “Apostil ve Tasdik İşlemleri” sekmesine tıklayın.
• “Apostil Başvurusu” butonuna tıklayın.
• Gerekli bilgileri doldurun ve başvurunuzu tamamlayın.

Apostil Yapılabilen Belgeler

1. Savcı, zabıt katibi veya adliye memuru tarafından verilmiş belgeler de dahil olmak üzere, devleti bir yargı organına veya mahkemesine bağlı makam veya görevli memur tarafından düzenlenmiş olan belgeler,
2. İdari belgeler,
3. Noter senetleri,
4. Kişilerce özel sıfatla imzalanmış belgeler üzerine konulmuş olup belgenin kaydının veya belirli bir tarihte mevcut olduğunun ve imzaların doğruluğunun resmi makam ve noterlerce tasdiki gibi resmi beyanlardır.
5. Diploma
6. Evlilik cüzdanı
7. Vekaletname
8. Doğum belgesi
9. Vesayet belgesi
10. Ölüm belgesi
11. Mahkeme kararları
12. Noter senetleri
13. Devletin herhangi bir yargı organına yahut mahkemesine bağlı makam veya görevli memur tarafından düzenlenen belgeler.

Apostil Yapılamayan Belgeler

1. Uluslararası sözleşmeler TBMM tarafından onaylanmasının ardından kanun vasfını kazanmakta ve milli kanunlar gibi yürürlüğe girmektedirler.
2. Ticaret veya gümrük işleriyle direkt ilgili olan idari belgeler.
3. Sözleşmenin 6. maddesine göre “Her Akit Devletin, şerh vermek üzere yetkili kılınan makamları belirlemesi, bunlarda değişiklik olduğunda da keyfiyeti Hollanda Dışişleri Bakanlığına bildirmesi” gerekmektedir.
4. Sözleşmenin 9. maddesine göre “Her Akit Devlet, işbu Sözleşmede tasdik bağışıklığının öngörüldüğü hallerde kendi diplomasi veya konsolosluk memurlarınca tasdik işlemi yapılmamasını sağlamak üzere gerekli önlemleri alacaktır” denmekte ve usulüne göre şerh uygulanmış bir belgenin başkaca bir tasdike gerek olmadığı belirtilmektedir.
5. Diplomasi veya konsolosluk çalışanlarının düzenlediği belgeler.

Apostil Tasdik Şerhi Nerede Yaptırılır?

Apostil, uluslararası işlemlerde bürokrasiyi azaltmak ve belge sürecini basitleştirmek amacıyla kullanılır. Özellikle uluslararası ticaret, eğitim veya göç gibi alanlarda belgelerin hızlı ve güvenilir bir şekilde tanınması için kritiktir. Örneğin Türkiye’den aldığınız diplomanın bir Avrupa ülkesinde ek bir onay sürecine ihtiyaç duyulmadan kullanılabiliyor olmasının sebebi, apostil sistemidir.

• İdari belgelere: Valilikler, Valiler, Vali adına Vali Muavinleri ve Hukuk İşleri Müdürleri, Kaymakamlıklar;
• Adli Belgelere: Ağır Ceza Mahkemesi kuruluşu olan merkezlerdeki Adalet Komisyonu Başkanlıkları.

Apostil şerhinin yapılacağı yer, her ülkenin kendi inisiyatifi ile belirlediği bu nedenle ülkeden ülkeye değişkenlik gösterebilen yerlerdir. Türkiye’de ise yetkili merci ise idari ve adli belgelerde farklılık göstermektedir.

İdari belgeler için:

• Valilikler,
• Valileri,
• Vali adına vali yardımcıları,
• Vali adına hukuk işleri müdürlükleri
• Kaymakamlıklar tarafından konulmaktadır.

Adli belgeler için:

Ağır ceza mahkemesi kurulmuş olan merkezlerdeki Adli yargı Adalet Komisyonu Başkanlıkları tarafından konulur. Apostil tasdikinin geçerli olmadığı yani sözleşmeye taraf olmayan ülkelerde resmi belgelerin doğruluğunu ve geçerliliğini teyit edebilmek için konsolosluklara başvurulur. Fakat bu tasdik, konsolosluklardan alınamamaktadır.

Bunun haricinde 2018 yılından bu zamana yürürlükte olan yeni bir düzenleme ile sadece tanıma için nüfus müdürlüğüne müracaat edilerek işlem yapılabilmektedir. Yurt dışından alınan bir mahkeme kararı hakkında mahkemenin vereceği kesin hüküm haricinde mahkemenin vereceği bağlı kararlar ve ara kararların tanınması için tenfiz davası davası açılması zorınludur. Fakat tanıma ve tenfiz prosedürlerinin uygulanabilmesi için öncelikle tasdik yapılması zorunludur. Diğer türlü alınan mahkeme kararının tanınması ya da tenfiz edilmesi mümkün değildir.

Apostil Şerhi Örneği

Tasdik şerhi en az dokuz santimetre, kare ve kenarlı biçimde olmalıdır. Bizzat tasdik edilecek belgenin üzerinde olabileceği gibi ek bir kağıdın üzerine de hazırlanabilir. Ayrı bir belge halinde olması durumunda tasdik edilen belge ile bitiştirilmeli ve bitiştirilen kısma tasdiğe yetkili makamın mührü basılmalıdır. Tasdik Şerhi en az 9 cm. kenarlıklı kare biçiminde olacaktır.

ANNEX TO THE CONVENTION

Model of certificate

The certificate will be in the form of a square with sides at least 9 centimeters long

APOSTILLE

(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

1. Country: ………….

This public document

2. has been signed by ………….

3. acting in the capacity of ………….

4. bears the seal/stamp of ………….

CERTİFİED

1. at ………….

2. the ………….

3. by ………….

4. No ………….

Seal/stamp                   Signature

……………….                 ………………

Apostil Yapılabilen Ülkeler

Apostil sözleşmesine taraf olan ülkeler İçişleri Bakanlığının resmi sitesinde yer almaktadır. Bahsedilen bu şerhin uygulanmasında dikkat edilmesi gereken koşul; şerh konulduğu zaman sözleşmeye taraf olan tüm ülkeler için geçerli olmaktadır ama bu durum, şerh konulan belgenin diğer ülkelerde direkt olarak kullanılabileceği anlamına gelmemektedir. Şerh sadece bahsedilen bu uluslararası anlaşmanın tarafları açısından geçerlidir. Anlaşmaya taraf olmayan ülkeler kullanıp sağladığı imkanlardan faydalanamamaktadır.

• ABD
• İrlanda
• Slovakya
• Almanya
• İspanya
• Slovenya
• İsrail
• Antigua
• İsveç
• Svaziland
• Arjantin
• İsviçre
• Arnavutluk
• İtalya
• Avustralya
• İzlanda
• Türkiye
• Avusturya
• Japonya
• Ukrayna
• Azerbaycan
• Karadağ
• Venezuela
• Bahamalar
• Kazakistan
• Yeni Zelanda
• Kolombiya
• Yunanistan
• Barbuda
• Kuzey İrlanda
• Belarus
• Belçika
• Letonya
• Belize
• Liberya
• Birleşik Krallık (İngiltere)
• Lihtenştayn
• Bosna-Hersek
• Litvanya
• Lüksemburg
• Macaristan
• Bulgaristan
• Makedonya
• Çek Cumhuriyeti
• Malta
• Çin Halk Cumhuriyeti
• Danimarka
• Meksika
• Dominik
• Moldova
• Ekvador
• Monako
• El Salvador
• Namibya
• Ermenistan
• Estonya
• Norveç
• Fiji
• Panama
• Finlandiya
• Polonya
• Fransa
• Portekiz
• Grenada
• Romanya
• Rusya
• Güney Afrika
• Güney Kore
• Gürcistan
• Hırvatistan
• Hindistan
• San Marino
• Hollanda
• Sırbistan

Apostil Ücreti

Şerhin ücreti yoktur. Yani bu işlem için bir para ödenmez. Fakat prosedürel işlemlerin takibinin külfeti vardır. Bunlar yeminli tercüman, noter ve avukatlık ücretidir. Bunlar devlete ödenmez. Sadece işlemi yapan kişilere ödenir. Ayrıca yukarıda ayrıntılı bir şekilde bahsettiğimiz üzere bu işlemlerde avukat yardımı zorunlu olmasa da önemlidir. Avukat ücreti, müvekkil ile avukat arasında serbest bir şekilde ve somut olayın özelliklerine göre belirlenir.

E-Apostil hizmeti için ödenecek ücret ise Adalet Bakanlığı Adli Yargı Adalet Komisyon Başkanlıklarınca verilen Adli Sicil Belgesi için 50 TL, Adalet Bakanlığı Adli Yargı Adalet Komisyon Başkanlıklarınca verilen Mahkeme Kararları için 60 TL’dir. Nüfus kayıt örneği için ödenecek bedel ise 30 TL olarak belirlenmiştir. Henüz uygulamasına başlanmamış belgeler için e-apostil bedeli belirlenmemiştir. Apostilin geçerlilik süresi, apostil yapılan belgenin geçerlilik süresine bağlıdır. Yani apostil işleminin kendisinin bir geçerlilik süresi yoktur. Belge geçerli olduğu sürece, apostil de geçerlidir.

e-Apostil: e-Apostil, apostilin e-Devlet sistemi üzerinden elektronik olarak alınması işlemidir.

Apostilde Avukat Yardımı

Apostil bir belgenin bir mahkeme kararının noter tarafından bir takım işlemler uygulanıp kanuna uygun olarak onaylanmasını sağlayan bir onaylama sistemidir. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları ellerindeki belge ve evrakların yurtdışında doğrulanıp geçerliliğini sağlamak için söz konusu belge ve evraklara apostil tasdiki yaptırmak zorundadır. Geçtiğimiz zamanlarda sadece valiliklerde yapılmakta iken şimdi kaymakamlıklarda da yapılabilmektedir.

Şerh yeminli bir tercüme bürosunda düzenletilmelidir. Düzenletildikten sonra belge ve evrakların kullanılacağı ülkelerin Türkiye elçilikleri tarafından onaylanması gerekmektedir. Bahsedilen onaylanma süreçlerinde tasdiğin geçerlilik unsurlarında problem yaşanabilmektedir. Süreç aynı zamanda birçok  makama başvuru gerektirdiğinden takibi zorlaşabilmektedir. Süreç tamamlanana kadar konusunda uzman avukatlar tarafından takip edilmesi, tasdiğin geçerliliği bakımından hayati önem taşımaktadır.

Apostil Örnek Yargıtay Kararları

Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 03.03.2022 tarihli ve 2021/2019 E., 2022/1474 K. sayılı kararı

Davalı vekili, temyiz dilekçesinde davacının taraf ehliyetini kaybettiğini ileri sürerek bu konuda bir kısım belgeler ibraz etmiş olup, belge asıllarının davalı yedinde bulunmaması, İsviçre Devletinden temin edilecek olması nedeniyle mahkemece, davalıya apostil şerhli belgeleri ibraz etmek üzere kesin süre verilmesinin hukuki bir geçerliliği bulunmamaktadır.

Yargıtay 4. Hukuk Dairesi, 18.10.2021 tarihli ve 2021/5805 E., 2021/7001 K. sayılı kararı

İtiraz Hakem Heyetince hükme esas alınan aktüer raporunda da davacı vekili tarafından sunulan ve maaş bordrosu olduğu belirtilen belgelerde yer alan ödeme miktarı hesap tarihindeki kur üzerinden TL’ye çevrilmiş ve bu miktar üzerinden davacının maluliyet zararı hesaplanmıştır. Ancak davacı vekili tarafından sunulan ve maaş bordrosu olduğu bildirilen belgelerin yeminli tercümesi dosyada yer almadığı gibi belgelerin apostili de bulunmamaktadır. Davalı vekili ise dosyaya sunulan bu belgelerin işsizlik ödeneği olabileceğini iddia etmektedir. Buna göre davacının iddiası ile fotokopi şeklindeki apostili bulunmayan belgeler esas alınarak davacının gelirinin belirlenmesi ve bu gelir üzerinden sürekli iş göremezlik zararının hesaplanması doğru değildir.